Zgłaszanie naruszeń w PSI SE

System zgłaszania naruszeń w PSI SE opiera się na niezależnych kanałach komunikacji, dzięki czemu sygnalistom zapewniona jest pełna ochrona przed represjami i dyskryminacją. Proces ten ma na celu identyfikację naruszeń oraz podejmowanie działań w celu ich eliminacji.

Kto może zgłosić naruszenie?

Naruszenie prawa, procedur lub standardów etycznych może zgłosić każda osoba zatrudniona lub współpracująca z PSI SE, niezależnie od stanowiska czy formy współpracy. Zgłoszenia mogą dokonać także byli pracownicy i współpracownicy PSI SE, jak również osoby, które nie rozpoczęły współpracy ze Spółką.

Jakie zachowania niepożądane należy zgłaszać?

Wszelkie nieprawidłowości związane z przypadkami naruszeń prawa, procedur i standardów etycznych w PSI SE. Zgłoszenia mogą obejmować działania łamiące prawo lub omijające jego przepisy w następujących obszarach:

 

• korupcja,
• zamówienia publiczne,
• usługi, produkty i rynki finansowe,
• zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami,
• bezpieczeństwo transportu,
• ochrona środowiska,
• ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe,
• bezpieczeństwo żywności i pasz,
• zdrowie i dobrostan zwierząt,
• zdrowie publiczne,
• ochrona konsumentów,
• ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych i teleinformatycznych,
• etyka w zatrudnieniu,
• interesy finansowe skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
• rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, w tym zasady konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
• konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-13 i 15-16,
• zachowania niepożądane w relacjach pracowniczych, mobbing lub dyskryminacja (w tym molestowanie lub molestowanie seksualne).

 

Jak zgłosić naruszenie?

Przypadki naruszenia można zgłosić za pomocą kilku kanałów komunikacji.

 

• Wewnętrzne kanały zgłoszeń:

   

  • zgłoszenie za pomocą wiadomości e-mail na adres: ppl-complaince@psi.pl;
  • zgłoszenie poprzez wewnętrzną lub zewnętrzną pocztę, za pomocą wiadomości umieszczonej w zamkniętej kopercie, zaadresowanej do „Komisji ds. zgłoszeń naruszeń prawa”, opatrzonej klauzulą: „Zgłoszenie”;

     

    • w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy członka Zarządu Spółki lub innej osoby pełniącej funkcje kierownicze, zgłoszenie może zostać umieszczone w zamkniętej kopercie opatrzonej klauzulą: „Poufne”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie opisanej zgodnie z punktem powyżej;

     

  • zgłoszenie telefoniczne, którego można dokonać dzwoniąc pod numer: 608-490-989. Po zakończonej rozmowie przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, pod którym składa swój podpis. Sygnalista ma prawo do skontrolowania protokołu, a także naniesienia w nim poprawek, które może potwierdzić swoim podpisem;
  • zgłoszenie ustne podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania odpowiedniego wniosku od zgłaszającego. Po spotkaniu zostaje sporządzony protokół przygotowany i podpisany przez przyjmującego zgłoszenie. Sygnalista ma prawo do skontrolowania protokołu, a także naniesienia w nim poprawek, które może potwierdzić swoim podpisem; wzór protokołu stanowi załącznik nr 1;

   

• Zewnętrzne kanały zgłoszeń:

   

  • zgłoszenie do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego;
  • zgłoszenie poprzez ujawnienie publiczne, które jest dopuszczalne w sytuacjach gdy:

     

    • sygnalista zgłosił sprawę wewnętrznie, następnie zewnętrznie, jednak ani podmioty w Spółce, ani organ publiczny nie podjęły żadnych działań ani nie przekazały sygnaliście informacji zwrotnej. Wyjątek stanowi sytuacja, w której sygnalista nie podał danych kontaktowych;
    • naruszenie może zagrażać interesowi publicznemu, na przykład w sytuacjach wyjątkowych lub gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;
    • zgłoszenie zewnętrzne może skutkować działaniami odwetowymi lub istnieje niskie prawdopodobieństwo skutecznego rozwiązania sprawy z powodu możliwości ukrycia dowodów, czy zmowy między organem publicznym a sprawcą.

     

    Tylko zgłoszenia dokonywane w dobrej wierze (tj. odnoszące się do zdarzeń, które zaistniały w rzeczywistości i mogą stanowić potencjalne naruszenie) są rozpatrywane z uwzględnieniem zasad poufności, dającymi sygnaliście gwarancję pozostania anonimowym i ochronę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi.

    
    

    Jakie informacje musi zawierać zgłoszenie?

    Aby zgłoszenie zdarzenia zostało rozpatrzone, powinno zawierać następujące informacje:

     

    • nazwę jednostki organizacyjnej Spółki, której dotyczy zgłoszenie;
    • przybliżony okres występowania naruszenia;
    • dane sygnalisty, którego dotyczy zgłoszenie oraz innych osób, które mają lub mogą mieć z nim związek, w celu zapewnienia mu i innym osobom powiązanym ze zgłoszeniem ochrony przed potencjalnymi zachowaniami odwetowymi;
    • wszelkie informacje mające związek ze zgłoszeniem, w tym ewentualne dokumenty;
    • wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, zapewniającego zachowanie zasady anonimowości, np. poprzez wykorzystanie prywatnego adresu e-mail sygnalisty, utworzonego specjalnie do tego celu.

     

    Zgłosiłem/am naruszenie, co dalej?

     

    1. Komisja zobowiązana jest do potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, zgodnie ze wzorem (załącznik nr 2), chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
    2. Każde przyjęte zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń i rejestrze zgłaszających, które stanowią oddzielne rejestry.
    3. Komisja rozpatruje zgłoszenie i przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, jeśli nie podano danych kontaktowych, w ciągu 3 miesięcy od upływu 7 dni od zgłoszenia. Wzór informacji zwrotnej znajduje się w Załączniku nr 2.
    4. Komisja może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy:
       •    zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne;
       •    niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postepowania wyjaśniającego.
    5. Zgłoszenia złożone w dobrej wierze nie mogą prowadzić do działań odwetowych wobec sygnalisty, takich jak zwolnienie czy wpływanie na współpracowników sygnalisty, co mogłyby pogorszyć jego warunki pracy. 

     

    Klauzula informacyjna RODO dla sygnalistów

    Załącznik nr 1

    Załącznik nr 2

    Załącznik nr 3