System WMS (Warehouse Management System)

System WMS (Warehouse Management System) to zaawansowane oprogramowanie, które automatyzuje i optymalizuje operacje magazynowe. Jego głównym celem jest usprawnienie zarządzania procesami magazynowymi na każdym etapie – od przyjęcia towaru, przez jego składowanie, aż po kompletację i wysyłkę do klienta. Dzięki WMS, firmy mogą precyzyjnie monitorować stany magazynowe oraz lokalizację towarów w czasie rzeczywistym, co minimalizuje błędy ludzkie i znacząco zwiększa efektywność operacyjną.

Procesy magazynowe, które wspiera system WMS

Wprowadzenie systemu WMS umożliwia automatyzację wielu operacji, które tradycyjnie wymagały manualnego nadzoru, co znacznie usprawnia codzienną pracę magazynu. Poniżej przedstawiono szczegółowo, jakie procesy są wspierane przez to oprogramowanie:

• Przyjęcie towaru: Rejestracja dostawy, przypisanie odpowiedniego miejsca składowania oraz bieżąca aktualizacja stanów magazynowych, co zapewnia pełną kontrolę nad nowo przybyłym towarem.
• Skanowanie i identyfikacja: WMS wykorzystuje kody kreskowe i RFID do szybkiej i precyzyjnej identyfikacji produktów, eliminując ryzyko błędów, które mogą wynikać z ręcznego wprowadzania danych.
• Składowanie towaru: Automatyczny dobór optymalnych lokalizacji składowania na podstawie dostępnej przestrzeni i charakterystyki towaru (np. waga, wielkość, temperatura przechowywania), co zapewnia bardziej efektywne wykorzystanie magazynu.
• Kompletacja zamówień (Picking): System wspiera różne metody kompletacji (np. zbiorcza, indywidualna, falowa), optymalizując ścieżki zbierania towarów i umożliwiając szybsze przetwarzanie zamówień.
• Pakowanie i wysyłka: Koordynacja pakowania, etykietowania i wysyłki towarów, z możliwością integracji z systemami firm kurierskich, co usprawnia cały proces.
• Inwentaryzacja: System ułatwia przeprowadzanie inwentaryzacji ciągłej oraz okresowej, co jest kluczowe z punktu widzenia obowiązującego prawa.
• Obsługa zwrotów: WMS automatyzuje procesy związane z przyjmowaniem zwrotów, weryfikacją ich stanu i ponownym wprowadzeniem towarów do magazynu lub ich utylizacją, co jest kluczowe w erze rosnącej liczby zakupów online i związanych z nimi zwrotami towarów.

Istnieje również kilka dodatkowych procesów magazynowych, które są wspierane przez system WMS i mogą być wartościowe do wymienienia, zwłaszcza w bardziej kompleksowych magazynach. Oto kilka przykładów:

• Replenishment (uzupełnianie zapasów): WMS automatycznie monitoruje poziomy zapasów w magazynie i w razie potrzeby inicjuje proces uzupełniania towarów, aby utrzymać ciągłość operacyjną i zapewnić dostępność produktów w strefach kompletacji.
• Zarządzanie cross-dockingiem: WMS wspiera procesy cross-dockingu, czyli przekazywania towarów bezpośrednio z przyjęcia do wysyłki, co minimalizuje konieczność składowania towarów. Jest to szczególnie istotne dla firm, które obsługują szybki obrót towarami.
• Zarządzanie lokalizacjami magazynowymi: System WMS umożliwia szczegółowe zarządzanie przestrzenią magazynową, przypisując dynamicznie miejsca dla towarów na podstawie ich rotacji, wagi i rozmiaru. Dzięki temu towar o szybkim obrocie jest składowany bliżej strefy wysyłek, co przyspiesza operacje.
• Obsługa multi-magazynowa: WMS wspiera zarządzanie kilkoma lokalizacjami magazynowymi z jednego miejsca, co umożliwia firmom koordynację operacji na dużą skalę. To pozwala na lepszą synchronizację zapasów i realizację zamówień między różnymi oddziałami.
• Kontrola jakości: W niektórych przypadkach WMS wspiera procesy kontroli jakości, automatyzujące etap weryfikacji jakości przyjmowanego towaru, co jest szczególnie ważne w branżach takich jak spożywcza, farmaceutyczna czy elektronika.
• Zarządzanie zasobami ludzkimi: WMS może integrować narzędzia do monitorowania wydajności pracy operatorów magazynowych, dzięki czemu możliwe jest śledzenie efektywności pracy poszczególnych pracowników, co ułatwia planowanie zasobów ludzkich i optymalizację działań.
• Zarządzanie operacjami w czasie rzeczywistym: Systemy WMS często oferują moduły do monitorowania i zarządzania operacjami w czasie rzeczywistym, co umożliwia szybką reakcję na problemy, takie jak zatory, awarie sprzętu lub braki w zasobach.

Kluczowe funkcje systemu WMS

System WMS oferuje szeroką gamę funkcji, które pozwalają optymalizować wyżej wymienione procesy magazynowe. Najważniejsze z nich to:

• Zarządzanie stanami magazynowymi: System umożliwia precyzyjne śledzenie ilości produktów oraz ich lokalizacji w magazynie. Dzięki temu firmy mogą unikać problemów związanych z nadmiarem zapasów lub ich niedoborem, co przekłada się na optymalizację kosztów operacyjnych i lepsze planowanie zasobów.
• Optymalizacja przestrzeni magazynowej: WMS analizuje dostępne miejsca składowania i sugeruje najlepsze rozmieszczenie towarów na podstawie ich wymiarów, wagi oraz rotacji. To pozwala maksymalnie wykorzystać dostępną przestrzeń magazynową i zredukować czas potrzebny na obsługę towarów.
• Śledzenie zamówień: System monitoruje każdy etap realizacji zamówienia – od jego złożenia, przez kompletację, aż po wysyłkę. Umożliwia to bieżące kontrolowanie stanu zamówienia i terminowości dostaw, co poprawia obsługę klienta i umożliwia szybszą reakcję na ewentualne opóźnienia.
• Automatyzacja procesów: Dzięki automatyzacji zadań takich jak kompletacja zamówień, generowanie dokumentów wysyłkowych czy kontrola jakości, WMS minimalizuje ryzyko błędów oraz znacząco przyspiesza realizację operacji, odciążając pracowników od rutynowych zadań.
• Integracja z ERP: System WMS współpracuje z systemami ERP (Enterprise Resource Planning), co umożliwia płynny przepływ danych między różnymi działami przedsiębiorstwa, takimi jak logistyka, zamówienia, czy księgowość. Dzięki temu wszystkie procesy są ze sobą lepiej zintegrowane, co zwiększa efektywność operacyjną całej firmy.

Customowe funkcje w systemie WMS

Niektóre firmy, szczególnie te działające w branżach o specyficznych wymaganiach (np. w przemyśle farmaceutycznym lub spożywczym, gdzie śledzenie partii produktów oraz dat przydatności jest kluczowe), decydują się na wprowadzenie niestandardowych, customowych funkcji do swojego systemu WMS. Dzięki temu możliwe jest dostosowanie oprogramowania do unikalnych procesów operacyjnych, co pozwala na jeszcze lepsze zarządzanie magazynem i maksymalizację wydajności.

Kiedy warto rozważyć customowe funkcje?

Customowe funkcje są niezbędne w sytuacjach, gdy standardowe możliwości WMS nie są wystarczające do obsługi specyficznych procesów firmy. Oto kilka scenariuszy, w których wdrożenie takich funkcji jest uzasadnione:

• Nietypowe wymagania operacyjne: Gdy firma działa w branżach takich jak farmacja czy spożywka, gdzie śledzenie partii produktów, dat przydatności czy kontrola warunków przechowywania jest kluczowa.
• Wymagająca automatyzacja: W przypadku operacji, które wymagają specjalnych rozwiązań, np. nietypowych algorytmów kompletacji czy integracji z zaawansowanymi technologiami automatyzacji.
• Specyficzne raporty i analizy: Kiedy firma potrzebuje unikalnych zestawień i raportów dopasowanych do specyfiki branży, które nie są dostępne w standardowych modułach raportowych WMS.

Przykłady customowych funkcji:

• Monitorowanie temperatury i wilgotności: W magazynach chłodniczych i mroźniach, WMS może zostać zintegrowany z systemami monitorującymi warunki środowiskowe w czasie rzeczywistym, co jest niezbędne chociażby w branży spożywczej i farmaceutycznej.
• Zaawansowane algorytmy kompletacji: Firmy e-commerce mogą wprowadzać własne, wypracowane metody kompletacji zamówień, dopasowane do swojego modelu operacyjnego, np. w celu szybszego przetwarzania zamówień w okresach wzmożonego popytu.
• Activity Tracking: Wdrożenie customowych funkcji do monitorowania i analizowania wydajności operacji magazynowych, co pozwala na bieżąco optymalizować procesy i zarządzać zasobami ludzkimi.
• Kompletacja wizyjna i głosowa: PickByVoice i PickByVision to technologie, które umożliwiają operatorom wykonywanie kompletacji za pomocą komend głosowych lub wskazówek wizualnych, co znacząco usprawnia procesy w dużych magazynach.
• Integracja z maszynami automatycznymi: W przypadku magazynów zautomatyzowanych, integracja WMS z urządzeniami takimi jak AutoStore, sortery, przenośniki czy Mini-Loady pozwala na pełne wykorzystanie możliwości automatyki i zapewnia bezproblemowy przepływ towarów.

Korzyści wynikające z wdrożenia systemu WMS

Wdrożenie systemu WMS przynosi firmom znaczące korzyści, szczególnie tym, które zarządzają dużymi zasobami magazynowymi i potrzebują precyzyjnej kontroli nad procesami logistycznymi. Oprócz optymalizacji zarządzania zapasami i zwiększenia efektywności operacyjnej, WMS pozwala na lepsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej, poprawia jakość obsługi klienta oraz przyczynia się do redukcji kosztów. Co więcej, integracja WMS z innymi systemami (np. ERP czy TMS) umożliwia synchronizację danych w całym łańcuchu dostaw, co wpływa na jeszcze większą płynność operacji. Do głównych korzyści wdrożenia WMS należą:

• Zwiększona efektywność operacyjna: Automatyzacja procesów magazynowych, takich jak kompletacja zamówień, redukuje błędy ludzkie i przyspiesza operacje, co pozwala na szybszą realizację zamówień.
• Lepsze zarządzanie zapasami: Precyzyjne monitorowanie stanów magazynowych eliminuje ryzyko przeterminowania produktów i nadmiaru zapasów, co minimalizuje straty.
• Zwiększona satysfakcja klientów: Dzięki szybszej realizacji zamówień i dokładniejszemu śledzeniu dostaw, klienci otrzymują swoje zamówienia na czas, co przekłada się na wyższą jakość obsługi.
• Oszczędność kosztów: Optymalizacja powierzchni magazynowej, automatyzacja procesów oraz redukcja błędów zarządzania zapasami prowadzą do znaczących oszczędności.
• Lepsza analiza danych: Możliwość generowania raportów i analiz z systemu WMS umożliwia bardziej świadome podejmowanie decyzji dotyczących działań logistycznych i optymalizacji procesów.

Ile kosztuje system WMS?

Koszt wdrożenia i utrzymania systemu WMS może znacząco różnić się w zależności od specyfiki operacji magazynowych, liczby użytkowników oraz konieczności personalizacji systemu. Warto pamiętać, że koszty obejmują nie tylko sam zakup systemu, ale również wdrożenie, integrację z innymi systemami oraz późniejsze utrzymanie.

Przykładowe koszty związane z systemem WMS:

• Zakup licencji: Koszt zakupu licencji może wynosić od kilku do kilkudziesięciu tysięcy euro, w zależności od dostawcy oraz wybranych funkcjonalności.
• Wdrożenie: Cena wdrożenia systemu zależy od jego złożoności i rozmiaru operacji, waha się od 50 000 do 500 000 złotych, zależnie od specyfikacji wdrożenia.
• Utrzymanie: Roczne opłaty za wsparcie techniczne oraz aktualizacje systemu stanowią około 15-25% wartości systemu.
• Integracja z innymi systemami: Koszty integracji z systemami ERP, CRM czy TMS zależą od liczby i kompatybilności systemów, co może wymagać dodatkowych nakładów finansowych.

Jak wybrać system WMS dla swojej firmy?

• Duże przedsiębiorstwa: Firmy o rozbudowanych strukturach logistycznych powinny zainwestować w zaawansowane systemy WMS, które oferują pełną integrację z ERP, możliwość obsługi wielu lokalizacji oraz automatyzację procesów magazynowych. Dodatkowo, raportowanie w czasie rzeczywistym i zarządzanie różnorodnymi typami magazynów są niezbędnymi funkcjami dla dużych organizacji.
• Małe i średnie przedsiębiorstwa: W przypadku firm o średniej wielkości warto wybierać elastyczne rozwiązania, które mogą się rozwijać wraz z firmą. Systemy te powinny oferować podstawowe funkcje, takie jak zarządzanie zapasami, kompletacja zamówień oraz inwentaryzacja.
• Mikroprzedsiębiorstwa: Mniejsze firmy mogą rozważyć korzystanie z uproszczonych systemów WMS lub rozwiązań SaaS, które oferują niższe koszty i prostsze wdrożenie, zapewniając podstawowe funkcje, takie jak kontrola zapasów i monitorowanie zamówień.

Na co zwrócić uwagę wybierając system WMS?

Wybór odpowiedniego systemu WMS wymaga przemyślenia kilku kluczowych aspektów, które mogą wpływać na efektywność operacji magazynowych. Poniżej znajdują się najważniejsze czynniki, które warto rozważyć:

• Skalowalność: Czy system WMS ma możliwość rozwoju i dostosowania do rosnących potrzeb firmy? Skalowalność jest kluczowa, jeśli firma planuje ekspansję i wzrost w przyszłości.
• Integracja z innymi systemami: Sprawdzenie, czy WMS integruje się z kluczowymi systemami takimi jak ERP, CRM, e-commerce czy TMS, jest niezbędne, aby zapewnić płynny przepływ danych i synchronizację działań.
• Łatwość wdrożenia i obsługi: Warto wybrać system, który będzie prosty w obsłudze i intuicyjny dla użytkowników. Dobrze zaprojektowany interfejs oraz dostępność szkoleń dla pracowników mogą znacząco przyspieszyć proces wdrożenia.
• Wsparcie techniczne i aktualizacje: Dostępność regularnych aktualizacji i wsparcia technicznego ze strony dostawcy systemu WMS jest kluczowa dla jego długoterminowego funkcjonowania oraz unikania przestojów w operacjach.

Sposoby hostingowania systemu WMS

Wybór odpowiedniego sposobu hostingowania systemu WMS jest kluczowy dla jego efektywnego działania oraz dostosowania do specyficznych potrzeb firmy. Istnieje kilka popularnych metod hostowania systemu WMS, a każda z nich ma swoje zalety i ograniczenia, które warto rozważyć w zależności od skali operacji, budżetu i wymagań technicznych.

On-premise (lokalna instalacja)

WMS hostowany na serwerach firmy to tradycyjne rozwiązanie, gdzie cała infrastruktura znajduje się wewnątrz organizacji. Ten model pozwala na pełną kontrolę nad systemem i jego bezpieczeństwem, ale wymaga dużych nakładów finansowych na infrastrukturę IT, jej utrzymanie oraz dedykowany zespół techniczny.

• Zalety:
  • Pełna kontrola nad danymi i systemem
  • Możliwość pełnej personalizacji i dostosowania do wewnętrznych potrzeb
  • Brak zależności od zewnętrznych dostawców usług w zakresie utrzymania
• Wady:
  • Wysokie koszty początkowe i związane z utrzymaniem infrastruktury
  • Konieczność posiadania dedykowanego zespołu IT
  • Ograniczona elastyczność w przypadku skalowania

Chmura publiczna (SaaS – Software as a Service)

System WMS hostowany w chmurze publicznej to rozwiązanie, w którym dostawca systemu oferuje dostęp do oprogramowania za pośrednictwem internetu. Klienci płacą abonament za użytkowanie systemu, co eliminuje potrzebę inwestycji w infrastrukturę IT i pozwala na szybkie wdrożenie oraz łatwe skalowanie.

• Zalety:
  • Niższe koszty początkowe
  • Łatwość skalowania systemu wraz z rozwojem firmy
  • Brak konieczności utrzymywania wewnętrznej infrastruktury IT
  • Dostęp do systemu z każdego miejsca, co jest wygodne dla firm o rozproszonej strukturze
• Wady:
  • Ograniczona kontrola nad systemem i danymi (kwestie związane z bezpieczeństwem)
  • Zależność od dostawcy usług i jego wsparcia technicznego
  • Mniejsza elastyczność w personalizacji systemu

Chmura prywatna

WMS w chmurze prywatnej to rozwiązanie hybrydowe, które łączy zalety lokalnej infrastruktury z elastycznością chmury. Chmura prywatna jest hostowana na dedykowanych serwerach, ale dostęp do niej mają tylko użytkownicy firmy. To rozwiązanie jest droższe niż chmura publiczna, ale oferuje większą kontrolę nad danymi oraz bezpieczeństwem.

• Zalety:
  • Większa elastyczność i kontrola nad systemem niż w przypadku chmury publicznej
  • Lepsze bezpieczeństwo danych i ochrona prywatności
  • Możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb firmy
• Wady:
  • Wyższe koszty niż w przypadku chmury publicznej
  • Potrzeba utrzymania dedykowanej infrastruktury i wsparcia IT
  • Dłuższy czas wdrożenia niż w przypadku SaaS

Chmura hybrydowa

Chmura hybrydowa łączy elementy chmury publicznej i prywatnej, umożliwiając firmom korzystanie z lokalnej infrastruktury w połączeniu z elastycznością chmury. Przykładowo, część krytycznych operacji może być obsługiwana na lokalnych serwerach, podczas gdy mniej wrażliwe dane i operacje mogą być hostowane w chmurze publicznej.

• Zalety:
  • Optymalna równowaga między kontrolą, bezpieczeństwem a elastycznością
  • Możliwość przenoszenia danych i procesów między lokalnym serwerem a chmurą w zależności od potrzeb
  • Skalowalność chmury przy jednoczesnym zachowaniu lokalnej kontroli nad wybranymi operacjami
• Wady:
  • Złożoność zarządzania, ponieważ wymaga integracji różnych środowisk
  • Wyższe koszty niż chmura publiczna
  • Potrzeba zaawansowanego wsparcia technicznego

Każda z tych metod hostowania WMS ma swoje zastosowanie w różnych typach firm, zależnie od skali operacji, potrzeb w zakresie bezpieczeństwa oraz dostępnych zasobów finansowych i technicznych.

Wybór odpowiedniego dostawcy systemu WMS

Wybór dostawcy systemu WMS to strategiczna decyzja, która może mieć długoterminowy wpływ na efektywność operacyjną firmy. Kluczowe jest, aby dostawca oferował system, który nie tylko spełni bieżące potrzeby przedsiębiorstwa, ale również będzie na tyle elastyczny, by wspierać jego rozwój w przyszłości. Oto najważniejsze kryteria, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy systemu WMS:

• Doświadczenie i reputacja dostawcy - Warto zwrócić uwagę na to, jak długo dany dostawca funkcjonuje na rynku oraz jakie ma doświadczenie w branży. Rekomendacje od innych firm z podobnej branży mogą być cennym wskaźnikiem jakości oferowanych rozwiązań. Dostawca z ugruntowaną pozycją ma większe prawdopodobieństwo zapewnienia stabilnego wsparcia oraz rozwoju systemu.
• Funkcjonalność systemu - Przy wyborze dostawcy kluczowe jest, aby system oferował wszystkie niezbędne funkcje, takie jak zarządzanie zapasami, optymalizacja przestrzeni magazynowej, automatyzacja procesów oraz integracja z ERP czy TMS. Należy upewnić się, że system może być dostosowany do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa i będzie mógł wspierać nie tylko bieżące operacje, ale również przyszłe procesy.
• Elastyczność i skalowalność - Firma rozwija się, a system WMS musi być na tyle elastyczny, by dostosować się do rosnących potrzeb i nowych procesów. Warto zwrócić uwagę na możliwość dodawania nowych modułów, integracji z technologiami automatyzacji (np. robotyka magazynowa) oraz rozbudowy funkcji bez potrzeby wymiany całego systemu.
• Wsparcie techniczne i aktualizacje - Dostępność profesjonalnego wsparcia technicznego to kluczowy element sukcesu wdrożenia i użytkowania systemu WMS. Dostawca powinien oferować regularne aktualizacje, aby system nadążał za nowymi technologiami i wymaganiami prawnymi. Należy też sprawdzić, czy oferowane wsparcie jest dostępne 24/7, zwłaszcza dla firm działających na rynkach międzynarodowych.
• Koszt wdrożenia i utrzymania - Ważnym aspektem jest pełna transparentność w kwestii kosztów. Należy nie tylko uwzględnić cenę zakupu licencji, ale także koszty wdrożenia, integracji z innymi systemami oraz późniejsze opłaty za utrzymanie i aktualizacje. Kluczowe jest, aby system oferował odpowiedni stosunek jakości do ceny i przynosił rzeczywiste korzyści finansowe, np. poprzez optymalizację procesów.
• Możliwości integracji - Wybór dostawcy, który oferuje łatwą i bezproblemową integrację z innymi systemami używanymi w firmie (ERP, CRM, e-commerce, TMS), jest nieodzowny dla zapewnienia płynnego przepływu informacji w całym przedsiębiorstwie. System WMS powinien wspierać nowoczesne standardy wymiany danych i zapewniać kompatybilność z przyszłymi technologiami.
• Dostępność customizacji - Nie każda firma funkcjonuje w taki sam sposób, dlatego możliwość dostosowania systemu do unikalnych procesów operacyjnych firmy może być kluczowa. Ważne, aby dostawca oferował możliwość customizacji systemu oraz wsparcie w opracowywaniu dedykowanych funkcji, które są kluczowe dla specyficznej branży.
• Referencje i opinie klientów - Warto zapoznać się z referencjami innych klientów, aby zobaczyć, jak dany dostawca radził sobie z wdrożeniem systemu w podobnych firmach. Opinie użytkowników mogą dostarczyć wartościowych informacji na temat niezawodności systemu, jego elastyczności oraz jakości wsparcia technicznego.

Wybór odpowiedniego dostawcy WMS to proces, który wymaga dogłębnej analizy i zrozumienia potrzeb własnego przedsiębiorstwa. Odpowiednio dobrany partner technologiczny pozwoli nie tylko na optymalizację procesów magazynowych, ale także na zwiększenie wydajności i konkurencyjności na rynku.

Zobacz również:

Szybkie wdrożenie PSIwms w magazynie CCC Half Price

Inteligentne zarządzanie magazynem, czyli PSIwms AI