Planowanie produkcji w Excelu – wady i zalety

Proste narzędzie do planowania – proste możliwości

Wiersze, kolumny, formuły i do tego skomplikowane makra. Wszystko po to, aby w procesie planowania produkcji i harmonogramowania uwzględnić coraz więcej parametrów, zmiennych i danych technologicznych. Arkusz kalkulacyjny jest świetnym narzędziem do tworzenia planu produkcji lub harmonogramu. Wielu planistów przenosi proces harmonogramowania do Excela, kiedy dostrzega ograniczenia planowania produkcji w systemie ERP, który nie jest wyspecjalizowanym programem do realizacji takich zadań. W arkuszu kalkulacyjnym możliwe jest stworzenie wielu formuł, zależnych od siebie komórek i arkuszy, a program będzie za nas wykonywać dziesiątki tysięcy kalkulacji w czasie zaledwie kilku minut. Planiści i pracownicy działów IT potrafią znacznie usprawnić planowanie produkcji, stosując rozbudowane arkusze kalkulacyjne. W dalszym horyzoncie czasowym przychodzi jednak etap w rozwoju przedsiębiorstwa produkcyjnego, kiedy nawet Ferrari wśród arkuszy kalkulacyjnych zostaje w tyle.

Jakie są wady i zalety planowania i harmonogramowania produkcji w Excelu?

Wady harmonogramu produkcji w arkuszu kalkulacyjnym

Poprawność danych wyjściowych kalkulacji, czyli harmonogramu produkcji, jest zależna od jakości i ilości danych wejściowych. I tutaj pojawia się pierwszy mankament arkuszy kalkulacyjnych przy planowaniu produkcji. Dane wejściowe w przypadku Excela zazwyczaj wprowadzane są ręcznie. Mimo że planowanie produkcji pod względem kalkulowania dat i zapotrzebowania jest obsługiwane przez program, planista nadal jest zmuszony do wprowadzania danych. Wiąże się to z większym ryzykiem błędów już na etapie danych źródłowych. A co jeżeli nie tylko dział planowania produkcji używa arkusza kalkulacyjnego?

Zalety powszechności Excela

Uniwersalność arkuszy kalkulacyjnych pozwala na używanie ich w różnych warunkach. Harmonogram realizacji zleceń produkcyjnych stworzony przez planistę może być przesłany do operatorów na produkcji w celu wykonywania potwierdzeń operacji i zleceń. Taki potwierdzany przez pracowników hali produkcyjnej harmonogram wraca jednak do planisty z opóźnieniem, niepotrzebnie opóźniając termin rozpoczęcia pracy. Następne harmonogramowanie produkcji i ustalenie właściwych priorytetów przez planistę wymaga wiedzy, co z założeń poprzedniego harmonogramu faktycznie zostało wykonane. Niestety bardzo często planiści posiadają ograniczoną wiedzę w zakresie realizacji produkcji oraz realnej dostępności maszyn i stanowisk pracy.

Różne metody planowania produkcji

Brygadziści też często posiłkują się arkuszami kalkulacyjnymi przy tworzeniu harmonogramów pracy dla swoich zespołów. Tym samym śladem może pójść dział planowania strategicznego w firmie produkcyjnej układając długookresowy plan i wykonując prognozy w Excelu. Pojawia się tu jedna z kluczowych wad arkuszy kalkulacyjnych – brak integracji i płynnej wymiany danych pomiędzy różnymi działami przedsiębiorstwa. Co zrobić, aby pion planowania strategicznego, dział harmonogramowania produkcji, brygadziści oraz operatorzy pracowali na spójnych, precyzyjnych i aktualnych danych? Istnieje kilka możliwości. Jedną z nich jest wspólne używanie jednego arkusza, lub też po prostu jednego pliku z planem produkcji. Wtedy taki plik krąży za pośrednictwem poczty elektronicznej i każdy zainteresowany dział może od siebie coś dodać, dopisać lub sprawdzić informacje z sąsiedniego działu. Przy perfekcyjnej organizacji produkcji ten rodzaj planowania mógłby się sprawdzić, ale w rzeczywistości rodzi problemy związane z koniecznością sprawnej organizacji procesu wprowadzania zmian w pliku.

Plan produkcji i harmonogram w chmurze

Kolejnym pomysłem jest udostępnienie pliku z planem produkcji w sposób synchroniczny, na przykład w chmurze danych lub usłudze dokumentów elektronicznych. Rozwiązanie to jest nieco lepsze od poprzedniego, jednakże poza szybszą i skuteczniejszą synchronizacją, niesie ze sobą ryzyko związane z ochroną danych wrażliwych przedsiębiorstwa i powoduje rozmycie się odpowiedzialności za jakość danych i planu. A co jeżeli przedsiębiorstwo miałoby do dyspozycji system, który pozwala w szybki sposób kalkulować harmonogram z uwzględnieniem planów strategicznych oraz aktualnej sytuacji na hali produkcyjnej?

Dlaczego proces planowania produkcji wymaga zintegrowanych narzędzi produkcyjnych?

Produkcja

System PSI

Zaawansowane harmonogramowanie produkcji

Wyobraźmy sobie bardzo wiele arkuszy kalkulacyjnych połączonych ze sobą, wymieniających ze sobą dane (o zapasach, zamówieniach, priorytetach) kilka razy na godzinę lub w trybie zbliżonym do czasu rzeczywistego. Ponadto posiadających połączenie do systemu ERP, służącego do zarządzania firmą. Możemy sobie wyobrazić taki klaster arkuszy stosujący niezliczoną ilość makr, reguł, harmonogramów i walidacji, jednakże współczynnik poniesionych nakładów do uzyskanych korzyści byłby bardzo niekorzystny.

Odpowiedzią na marzenia działów planowania i IT jest zintegrowane oprogramowanie do planowania produkcji, które łączy funkcje systemu APS (system zaawansowanego planowania i harmonogramowania) oraz MES (system zarządzania produkcją). Dzięki dostępnym modułom, program do zarządzania produkcją wesprze podejmowanie decyzji w zakresie przygotowania planu produkcji i harmonogramu. Zadba również o odpowiednią wymianę danych i uwzględni czynniki takie jak: poziom stanów magazynowych, dostępność zasobów produkcyjnych czy możliwe do osiągnięcia moce produkcyjne. Co więcej, zintegrowany system dla produkcji daje możliwość powiadamiania działu zakupów o niedoborach w surowcach, dzięki czemu zwiększa terminowość dostaw. Z kolei dzięki optymalizacji procesów produkcji i maksymalizacji wykorzystania zasobów, pozwala podnieść wydajność i zmniejszyć koszty produkcji.

Natomiast integracja z systemem ERP oraz halą produkcyjną zapewni wysoką jakość danych. Ponadto elastyczność wykorzystywanego modelu danych pozwala na ścisłą i rozbudowaną kontrolę technologii produkcji i jakości wytwarzanych wyrobów oraz umożliwia generowanie scenariuszy testowych.