Pięć kroków do wdrożenia systemu DMS

Ile czasu zajmuje wdrożenie systemu DMS?

Każde wdrożenie systemu DMS jest inne, tak jak różne są firmy, które przystępują do realizacji takiego projektu. Czynniki takie jak liczba i rozmiary zajezdni, wzajemne powiązania, dostępne zasoby oraz procesy realizowane w kilku zajezdniach mogą mieć znaczący wpływ na harmonogram wdrożenia systemu. Aspektem krytycznym są istniejące procesy. Jeśli na przykład wiele procesów zostało już zdigitalizowanych i zmapowanych przy wykorzystaniu wewnętrznych narzędzi, istniejące współzależności, metody i procedury muszą zostać uwzględnione i przeanalizowane przez dostawcę systemu oraz klienta. W tym zakresie klienci mogą skorzystać z wieloletniego doświadczenia PSI, kompetencji oraz opracowanych, gotowych modułów oprogramowania, co eliminuje konieczność modyfikacji lub definiowania szeregu specyfikacji.

Ile to oznacza pracy dla moich pracowników?

Jakie pułapki czyhają na nas podczas wdrażania systemu DMS?

Stara zasada mówi: lepiej zapobiegać niż leczyć. W przeszłości zdarzało się, że wdrożenia projektów DMS kończyły się niepowodzeniem lub ulegały znacznym opóźnieniom z powodu następujących błędów, których klient może łatwo uniknąć we współpracy z dostawcą:

• Niesprecyzowane cele

Przed przystąpieniem do wdrożenia projektu klient musi jasno określić jego cele.  Należy zatem odpowiedzieć sobie na podstawowe pytanie: co chcemy osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu DMS?

• Nadmierna złożoność

Kiedy wymogi są zbyt skomplikowane, zaprojektowanie procesów i systemu może okazać się bardzo czasochłonne. Liczba funkcji wdrażanych jednocześnie również może mieć wpływ na harmonogram realizacji projektu. Jeżeli na przykład wszystkie procesy (od działu handlowego do realizacji) mapowane są w DMS, projekt będzie bardzo złożony. W takim wypadku potrzebna jest wola wypracowania pewnego kompromisu po stronie dostawcy i klienta, w tym zrozumienie, że standardowe produkty nie mogą odzwierciedlać każdego indywidualnego procesu.

• Brak umiejętności zarządzania zmianami

Dopiero podczas realizacji projektu staje się jasne, czego tak naprawdę potrzebujemy. Często okazuje się, że nie jest to zgodne z wymogami zdefiniowanymi na początku. W takim wypadku należy wprowadzić zmiany, a do tego potrzebna jest umiejętność zarządzania zmianami oraz kreatywne myślenie po obu stronach w celu wypracowania optymalnych rozwiązań.

• Brak wspólnego języka

Należy dołożyć wszelkich starań, aby stworzyć dobrze skoordynowany zespół ze swoim dostawcą. Znalezienie wspólnego języka może zająć trochę czasu, a w różnych systemach informatycznych te same terminy często mają różne znaczenie. Podobnie personel IT i pracownicy produkcji mogą używać różnych słów oznaczających zasadniczo to samo. Wymogi zawarte w specyfikacji systemu należy zatem wspólnie szczegółowo omówić.

• Niewystarczająca jakość danych

Migracja danych może okazać się zadaniem skomplikowanym i czasochłonnym, jeśli jakość dostępnych danych jest niezadowalająca.

Co można zrobić, aby przyspieszyć wdrożenie systemu?

Przed przystąpieniem do realizacji projektu należy bardzo dokładnie przemyśleć cele wdrożenia systemu DMS i opracować dobry plan w formie strategii IT, która określi jakie działania zostaną podjęte i w jakim terminie. W tym celu należy uważnie przeanalizować stan obecny i na tej podstawie określić docelową ewolucję procesów w przyszłości.

Wewnętrzne dyskusje organizowane z odpowiednim wyprzedzeniem tworzą atmosferę zrozumienia i pozwalają wypracować wspólny pogląd na sprawy. Przed rozpoczęciem projektu wszystkie działy powinny razem omówić procesy, które mają na nie wpływ, a następnie osiągnąć porozumienie. Nie ma potrzeby, aby dostawca nadzorował ten proces, generując w ten sposób dodatkowe koszty; dzięki temu dostawca skupia się na swoich  podstawowych zadaniach i poświęca czas na mapowanie oraz optymalizację docelowych procesów.

Należy również zapewnić niezbędne zasoby do wdrożenia systemu. Sukces projektu zależy od odpowiednio zmotywowanego kierownika projektu, który ma solidne wsparcie ze strony kierownictwa firmy. Kluczowi użytkownicy posiadający odpowiednią wiedzą techniczną oraz znajomość systemów IT i wzajemnych powiązań systemowych również przyczyniają się do szybkiego wdrożenia projektu. Tak samo działa (częściowe) zwolnienie pracowników zaangażowanych w projekt z ich codziennych obowiązków.