Optymalizacja procesów logistycznych podczas Black Friday

Jednym z głównych wyzwań, z którymi musi radzić sobie sektor e-commerce, jest zapewnienie efektywnej realizacji zamówień w najkrótszym możliwym czasie. Zazwyczaj oczekuje się, że produkt zostanie dostarczony do klienta maksymalnie w ciągu 48 godzin od momentu złożenia zamówienia. Szybka wysyłka towarów wymaga doskonałej koordynacji procesu logistycznego i szybkiego reagowania na zapotrzebowanie.

Innym istotnym problemem jest skuteczna obsługa procesu zwrotów. W handlu elektronicznym zwroty są naturalnym zjawiskiem, które trzeba brać pod uwagę przy optymalizacji kosztów transportu. Szacuje się, że w skali globalnej około 10% wszystkich zamówień jest zwracanych sprzedawcom. W odniesieniu do sektora modowego wskaźnik ten rośnie – może sięgać od 20% do 40%. Zwłaszcza na niemieckim rynku e-commerce, który należy do największych w Europie, zwroty odzieży i obuwia sięgają aż 70%. 

Przygotowania do szczytu sezonu powinny się rozpocząć zaraz po zakończeniu poprzedniego sezonu. Szczegółowa analiza działań pozwoli wdrożyć rozwiązania zwiększające efektywność procesów logistycznych, a tym samym odpowiednio przygotować się na kolejny Black Friday.

By ocenić, które działania w przeszłości przebiegały sprawnie i skutecznie, a gdzie pojawiły się trudności, warto przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych (root cause analysis). Przy analizie przyczyn nieprawidłowości skuteczna okazuje się metoda 5 Why, która ułatwia identyfikację obszarów do ulepszenia. Podstawą tej metody jest wielokrotne zadawanie pytania "dlaczego". 

Niezwykle ważna dla efektywnej kompletacji zamówień jest ocena dostępności zasobów, takich jak urządzenia mobilne, wózki czy wykwalifikowany personel. Należy ocenić, czy dostępne zasoby spełniły oczekiwania w poprzednim sezonie i czy potrzebne są jakiekolwiek modyfikacje lub inwestycje przed następnym sezonem. Podczas szczytu sprzedaży, kluczowe może okazać się również działanie access pointów, które umożliwiają wszystkim użytkownikom dostęp do sieci komputerowej.

W obliczu wyzwań związanych z sezonowym wzrostem popytu kluczowe jest zidentyfikowanie potencjalnych ograniczeń w procesach operacyjnych, czyli tzw. wąskich gardeł. To punkty krytyczne, które szczególnie w szczytowym momencie sprzedaży, mogą prowadzić do opóźnień w całym łańcuchu dostaw, dlatego ich wyeliminowanie jest sprawą kluczową. Przeprowadzenie audytu logistycznego ostatniego sezonu, z naciskiem na sukcesy i błędy, przyniesie wymierne korzyści. Dzięki takiej analizie zidentyfikujemy obszary, w których trzeba zwiększyć skuteczność. Metoda 5 Why pomoże w zrozumieniu źródeł problemów, natomiast ocena dostępności zasobów umożliwi uniknięcie potencjalnych kłopotów związanych z brakiem odpowiedniego sprzętu czy wykwalifikowanego personelu.  

Opracowanie harmonogramu zmian uwzględniających sezonowość oraz zlokalizowanie i redukcja wąskich gardeł mogą istotnie przyczynić się do zwiększenia wydajności poszczególnych procesów. Należy jednak pamiętać, że wdrażanie zmian tuż przed nowym sezonem może zdestabilizować procesy związane z zaopatrzeniem, magazynowaniem i dystrybucją. Dlatego zmiany powinniśmy wprowadzić odpowiednio wcześnie, najpóźniej do końca sierpnia, a następnie przeprowadzić testy wydajnościowe.

Aby ocenić funkcjonalność magazynu przy niestandardowo wysokim obciążeniu, zalecane jest przeprowadzenie tzw. stress testów oraz testów procesowych, szczególnie w kontekście systemu WMS oraz automatyzacji procesów kompletacji zamówień.

Stress testy umożliwiają ocenę wydolności i stabilności systemu w sytuacjach ekstremalnego obciążenia. Dzięki nim możemy zrozumieć, jak magazyn reaguje na sytuacje, gdy liczba zamówień lub operacji logistycznych znacznie przekracza normalne obciążenie. Dzięki stress testom możemy dowiedzieć się m.in. jaki jest maksymalny poziom obciążenia, z którym nasz magazyn jest w stanie sobie radzić bez awarii, a także gdzie leżą potencjalne punkty krytyczne, które mogą powodować nadmierne obciążenia w systemie. To bardzo ważne testy, ponieważ pomagają zminimalizować ryzyko wystąpienia problemów w rzeczywistych warunkach użytkowania magazynu. 

Bardziej dogłębny charakter mają testy procesowe, które koncentrują się na ocenie efektywności określonych procesów w systemie WMS. Badają poszczególne operacje w obrębie systemu logistycznego, takie jak kompletowanie zleceń, przyjmowanie towaru lub przemieszczanie produktów w magazynie. Poprzez testy procesowe możemy zweryfikować, czy dane operacje przebiegają sprawnie, czy też ze względu na opóźnienia lub błędy należy je zoptymalizować. Jest to szczególnie istotne, ponieważ w magazynie wszystkie procesy, w tym przyjęcie i wydanie towaru, odbywają się jednocześnie i wpływają na siebie wzajemnie.

Nowoczesne rozwiązania Warehouse Management System, takie jak PSIwms wspierają sprawną obsługę zwiększonej ilości zamówień poprzez: 

• automatyzację i optymalizację przepływu towarów,
• przeprowadzanie testów, analiz,
• planowanie i zarządzanie dostępnymi zasobami.

Automatyczne testy wielowątkowe umożliwiają symulację realnych warunków pracy w magazynie, co pozwala na bardziej precyzyjną ocenę wydolności systemu. Moduł PSIwms AI umożliwia wizualizację tych symulacji. Przed przeprowadzeniem testu musimy określić operacje logistyczne, które będziemy badać, zasoby i zakres danych. Podczas trwania testu monitorujemy KPI, co pomaga nam ocenić, jak symulacja przebiega pod względem efektywności procesów logistycznych. Na koniec generowane są raporty wydajności. Dzięki temu narzędziu możliwe jest zidentyfikowanie obszarów wymagających optymalizacji i wdrożenie rozwiązań przyczyniających się do wzrostu wydajności i efektywności procesów logistycznych.

System zarządzania magazynem pełni ważną rolę w optymalizacji kosztów logistycznych całego przedsiębiorstwa. Posiada wiele funkcji, począwszy od lokalizacji towaru, poprzez planowanie i zarządzanie zasobami, do automatyzacji i optymalizacji procesów kompletacji. Operacje logistyczne charakteryzują się dużą dynamiką zmian, przy czym w różnych okresach inne aspekty funkcjonowania magazynu są najistotniejsze. Raz będzie to optymalizacja przestrzeni magazynowej, a innym razem krótszy czas realizacji zleceń. System PSIwms umożliwia automatyczną adaptację systemu do różnych okoliczności, takich jak dzienna lub nocna zmiana czy właśnie obsługa szczytów sprzedażowych.

Odpowiednie przygotowanie magazynu na Black Friday to zadanie wymagające gruntownego planowania, analizowania i testowania. Zbagatelizowanie tego momentu może odbić się na wynikach sprzedażowych całego sezonu świątecznego, będącego punktem kulminacyjnym roku. Straconego czasu nie będzie już można odrobić, dlatego tak ważne jest zrozumienie wyzwań, jakie niesie sezonowość, a także odpowiednie wykorzystanie zasobów posiadanych przez firmę i dostosowanie procedur logistycznych, aby sprostać rosnącemu popytowi i tym samym budować przewagę konkurencyjną. Zadaniem systemu WMS, takiego jak PSIwms, jest pomóc w osiągnięciu tego celu nie tylko w sezonie świątecznym, lecz przez cały rok.